Afficher ou informer, dès le premier salarié
L'expression « affichage obligatoire » reste courante, mais la réglementation distingue deux modalités.
Certaines informations doivent être affichées dans les locaux ; d'autres peuvent être communiquées par tout moyen (intranet, courriel, note de service, document remis au salarié). Les obligations applicables dépendent de l'effectif, de l'activité, de l'organisation du temps de travail et de la présence éventuelle d'un CSE.
Dès le 1er salarié
Les informations doivent être exactes, actualisées et facilement accessibles. Un document dans un bureau fermé ne répond pas à l'objectif d'information.
Physique ou tout moyen
Certaines mentions restent affichées physiquement (inspection du travail, SPST, secours) ; d'autres peuvent être communiquées par tout moyen.
Adapté à l'entreprise
La liste évolue selon l'effectif, la convention collective, les horaires, la présence d'un CSE et les risques liés à l'activité.
Pourquoi l'employeur doit-il informer les salariés ?
Les salariés doivent connaître les règles applicables, les organismes à contacter et les procédures en matière de santé, de sécurité et de relations de travail.
- les personnes à contacter en cas d'urgence ou de difficulté ;
- les horaires et les périodes de repos ;
- les droits en matière de congés ;
- la convention collective applicable ;
- les règles relatives au harcèlement et aux discriminations ;
- les consignes de sécurité ;
- l'accès au DUERP.
L'objectif ne se limite pas à disposer d'un panneau réglementaire : l'employeur doit assurer un accès effectif à l'information et veiller à ce qu'elle reste adaptée à la situation de l'établissement.
Quelles informations doivent être affichées ?
Certaines informations doivent être apposées dans un emplacement normalement accessible aux travailleurs.
Coordonnées utiles
Adresse et numéro du service de prévention et de santé au travail, des services de secours d'urgence et de l'inspection du travail compétente (avec le nom de l'inspecteur), ainsi que du service d'accueil téléphonique de lutte contre les discriminations.
Code du travail · Art. D4711-1Horaires collectifs
En cas d'horaire collectif, les heures de début et de fin du travail et les périodes de repos. L'horaire est daté, signé et apposé de façon apparente dans chaque lieu de travail concerné.
Code du travail · Art. D3171-2Sécurité et évacuation
Selon les locaux et l'activité, consignes de sécurité incendie ou instructions d'évacuation. La consigne incendie est affichée de manière très apparente : moyens d'alerte, personnes chargées du matériel de secours et de l'évacuation.
Code du travail · Art. R4227-37 à R4227-41Interdiction de fumer et de vapoter
Signalisation apparente rappelant l'interdiction de fumer selon le modèle réglementaire ; l'interdiction de vapoter est également signalée dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif concernés.
Code de la santé publique · Art. R3512-7Accès au DUERP
Un avis indiquant les modalités d'accès au Document unique d'évaluation des risques professionnels, dans un emplacement convenable et facilement accessible (au même endroit que le règlement intérieur lorsqu'il existe).
Code du travail · Art. R4121-4Quelles informations par tout moyen ?
Intranet, courriel, note interne, livret d'accueil, remise individuelle ou affichage volontaire — à condition que tous les salariés concernés y accèdent facilement.
Convention collective
Intitulé des conventions et accords applicables et conditions de consultation. Un exemplaire à jour est tenu à disposition sur le lieu de travail et, lorsqu'un intranet existe, accessible en ligne, sauf dispositions conventionnelles différentes.
Code du travail · Art. R2262-1 à R2262-5Harcèlement moral et sexuel
Texte réprimant le harcèlement moral porté à la connaissance des salariés ; pour le harcèlement sexuel, article 222-33 du Code pénal, actions civiles et pénales et coordonnées des autorités et services compétents, y compris le référent du CSE et, dès 250 salariés, le référent employeur.
Code du travail · Art. L1152-4 · L1153-5Discriminations et égalité professionnelle
Textes relatifs à la lutte contre les discriminations et à l'égalité de rémunération femmes-hommes. Les entreprises concernées publient ou communiquent les résultats de l'index de l'égalité, les mesures de correction et, le cas échéant, les objectifs de progression.
Congés et repos
Période de prise des congés et ordre des départs, communiqués dans les délais applicables. Lorsque le repos hebdomadaire n'est pas donné le dimanche à tous, les jours et heures de repos collectif sont communiqués par tout moyen.
Code du travail · Art. R3172-1Les obligations changent-elles selon l'effectif ?
Les informations de base sont dues dès le premier salarié ; de nouvelles obligations apparaissent avec la croissance de l'entreprise.
Liste des membres
Affichage de la liste nominative des membres du CSE, de leur emplacement habituel de travail et de leur participation éventuelle aux commissions.
Règlement intérieur
Sous réserve des règles de calcul et de franchissement de seuil, le règlement intérieur est porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux d'embauche.
D'autres informations peuvent être requises selon la situation : élections professionnelles, accord de participation, plan de sauvegarde de l'emploi, rupture conventionnelle collective ou organisation syndicale. Il n'existe pas de modèle unique valable sans modification pour toutes les entreprises.
Comment organiser les informations obligatoires ?
La mise en conformité peut être structurée autour de quatre étapes.
1. Déterminer les obligations applicables
Recenser l'effectif, les établissements, la convention collective, l'organisation du travail, la présence éventuelle d'un CSE et les particularités de l'activité.
2. Distinguer affichage et information par tout moyen
Séparer les mentions devant être physiquement affichées des documents diffusables sur intranet ou remis individuellement.
3. Choisir des emplacements accessibles
Installer les affichages dans les lieux fréquentés (espace de repos, entrée du personnel, vestiaire). Les salariés à distance ou multi-sites doivent aussi pouvoir accéder aux informations.
4. Organiser l'actualisation
Revoir les documents à chaque changement de coordonnées, d'horaires, de convention collective, de composition du CSE, d'organisation ou de réglementation. Dater les supports et conserver une preuve de diffusion.
Que risque l'employeur en cas de manquement ?
- Pas de sanction unique. La nature de la sanction dépend de l'obligation non respectée ; certains manquements donnent lieu à une contravention.
- Responsabilité en cas de contrôle ou de contentieux. D'autres manquements peuvent engager la responsabilité de l'employeur à l'occasion d'un contrôle ou d'un litige.
- Position fragilisée. L'absence d'information sur la sécurité, le harcèlement, les discriminations ou les horaires affaiblit l'entreprise si un salarié affirme ne pas avoir connu les règles applicables.
La conformité ne s'apprécie pas à la seule présence d'un panneau : l'employeur doit démontrer que l'information était exacte, actualisée et effectivement accessible.
Nous identifions et mettons en place vos affichages
L'analyse tient compte de l'effectif, de l'activité, des horaires collectifs, de la convention collective, de la présence d'un CSE et de l'organisation des établissements.
Le recensement des obligations
Les informations à afficher ou à communiquer sont identifiées selon la situation déclarée par l'entreprise.
La distinction des supports
Les mentions nécessitant un affichage physique sont séparées des informations diffusables par tout moyen.
La structuration des documents
Les supports sont organisés pour faciliter leur consultation et leur mise à jour.
L'organisation du suivi
Les événements nécessitant une actualisation sont identifiés : déménagement, changement d'horaires, renouvellement du CSE, nouvelle convention collective, évolution de l'effectif.
La mise en place des affichages est une obligation documentaire : elle n'entraîne pas, à elle seule, d'obligation générale de formation. L'analyse peut toutefois révéler des besoins distincts (prévention du harcèlement, lutte contre les discriminations, santé et sécurité, gestion des obligations de l'employeur). Une action de formation reste distincte de la mise en place des affichages et doit répondre à un besoin effectivement identifié.
Vos informations obligatoires sont-elles à jour ?
Coordonnées exactes, horaires conformes, accès à la convention collective et au DUERP, mentions harcèlement / discriminations / congés / CSE / sécurité adaptées à votre effectif : un conseiller France Entreprise recense, met en place et suit vos affichages.
Informations relatives à l'accompagnement. L'analyse est réalisée à partir des informations communiquées par l'entreprise, qui doivent être complètes, exactes et actualisées. L'employeur demeure responsable de la diffusion effective des informations, du choix des emplacements et supports et de leur mise à jour. France Entreprise est un service privé d'accompagnement des employeurs, indépendant de l'inspection du travail, du ministère du Travail et des autres organismes publics. Les éventuelles actions de formation sont distinctes de l'accompagnement documentaire ; leur financement dépend de l'éligibilité de l'entreprise, des critères de prise en charge applicables, des budgets disponibles et de la décision de l'organisme financeur concerné.
Textes de référence : articles D. 4711-1, D. 3171-1 à D. 3171-7, R. 3172-1 à R. 3172-9, R. 4227-34 à R. 4227-41, R. 2262-1 à R. 2262-5, L. 1152-4, L. 1153-5, R. 4121-4 et R. 2314-22 du Code du travail ; articles R. 3512-7 et D. 3513-1 à R. 3513-4 du Code de la santé publique.