Déclarer avant toute prise de poste
La Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être accomplie avant l'embauche de tout salarié.
Elle permet à l'employeur de déclarer nominativement le salarié auprès des organismes de protection sociale et de réaliser, en une seule démarche, plusieurs formalités liées à son entrée dans l'entreprise. Aucune embauche ne peut intervenir avant l'accomplissement de cette déclaration. Art. L1221-10
Tous contrats, tous effectifs
CDI, CDD, temps partiel, saisonnier ou alternance : une DPAE avant chaque nouvelle embauche, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Dans les 8 jours, avant le poste
Au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d'embauche, et impérativement avant que le salarié ne commence à travailler.
Preuve & information du salarié
L'employeur conserve la preuve de la déclaration et en informe le salarié. Une omission intentionnelle peut constituer un travail dissimulé.
À quoi sert la DPAE ?
Elle constitue le point de départ administratif de la relation de travail et regroupe plusieurs démarches en une seule.
La DPAE identifie officiellement l'employeur, le salarié recruté, la nature du contrat ainsi que la date et l'heure prévues de l'embauche. Elle permet notamment : Art. R1221-2
- l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale, si elle n'a pas déjà été réalisée ;
- l'immatriculation du salarié auprès de l'organisme d'assurance maladie compétent ;
- l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
- la demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail ;
- la demande de visite d'information et de prévention ou, si le poste le nécessite, d'examen médical d'aptitude.
La DPAE ne remplace pas les autres obligations liées à l'embauche : rédaction du contrat lorsqu'un écrit est requis, inscription au registre unique du personnel, remise des informations sur la relation de travail et organisation effective du suivi médical.
Quels employeurs sont concernés ?
Tout employeur recrutant un salarié, quels que soient son activité, son statut, son chiffre d'affaires ou son effectif.
Elle concerne les CDI, CDD, temps partiel, contrats saisonniers et l'alternance. Une DPAE est requise avant chaque nouvelle embauche : le fait que la personne ait déjà travaillé dans l'entreprise ne dispense pas de la formalité pour son nouveau contrat.
Les employeurs agricoles transmettent leur déclaration à la MSA ; ceux du régime général à l'organisme de recouvrement (Urssaf) compétent pour l'établissement d'emploi. Art. R1221-3
Dans quel délai réaliser la DPAE ?
Au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d'embauche, et toujours avant la prise effective de poste.
Le salarié ne doit pas commencer à travailler tant que la déclaration n'a pas été accomplie. Mieux vaut ne pas attendre les dernières minutes : une erreur d'identité, une indisponibilité du service ou une date modifiée peut nécessiter une intervention complémentaire. Art. R1221-4
Comment transmettre la déclaration ?
Depuis le 28 décembre 2025, la DPAE est effectuée par voie électronique.
Urssaf ou logiciel de paie
Régime général : depuis le service en ligne de l'Urssaf ou via le logiciel de l'entreprise ou de son gestionnaire de paie. Régime agricole : auprès de la MSA.
Formulaire en LRAR
À défaut, le formulaire réglementaire est envoyé en recommandé avec avis de réception, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche (cachet de la poste faisant foi).
L'indisponibilité d'un mode de transmission ne dispense pas de l'obligation : l'employeur doit alors recourir à l'autre moyen disponible. Art. R1221-5
Quelles informations sont nécessaires ?
Des informations sur l'entreprise, le salarié et le contrat, à vérifier avant transmission.
| Employeur | Salarié | Contrat |
|---|---|---|
| Dénomination et adresse, numéro SIRET, code d'activité, service de prévention et de santé au travail de rattachement. | Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale lorsqu'il est déjà immatriculé. | Date et heure d'embauche, nature et durée du contrat et, dans certains cas, la période d'essai prévue. |
La liste réglementaire figure à l'article R1221-1. Une erreur sur l'identité du salarié, la date d'entrée ou l'établissement concerné peut rendre nécessaire une correction rapide. Art. R1221-1
Quelle preuve conserver ?
L'organisme adresse un accusé de réception mentionnant les informations enregistrées.
En l'absence de contestation dans les deux jours ouvrables suivant sa réception, cet accusé constitue une preuve de la déclaration. L'employeur le conserve pendant la durée réglementaire applicable, de manière à permettre une présentation rapide en cas de contrôle. Art. R1221-7 · R1221-8
La preuve peut être classée dans le dossier individuel du salarié ou dans le logiciel de gestion du personnel, sous réserve de rester accessible. Il est conseillé de conserver aussi les éléments ayant servi à établir la déclaration.
Le salarié doit-il recevoir un document ?
Le salarié reçoit une copie de la DPAE ou de son accusé de réception lors de son embauche.
Cette obligation est considérée comme satisfaite lorsque le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. La remise du document, intégrée à la procédure d'accueil, permet au salarié de vérifier que son embauche a bien été déclarée. Art. R1221-9
Que risque l'employeur en l'absence de DPAE ?
- Pénalité de 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Pour non-respect de l'obligation de déclaration. Une déclaration tardive n'est pas une simple régularisation : la DPAE doit précéder le début effectif du travail. Art. L1221-11
- Travail dissimulé (si intention). La soustraction intentionnelle à la formalité peut caractériser une dissimulation d'emploi salarié ; l'intention est ici déterminante (une erreur ou un retard n'entraîne pas automatiquement cette qualification). Art. L8221-5
- Sanctions pénales. Le travail dissimulé est puni, pour une personne physique, de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende, outre redressements de cotisations, suppression d'aides ou peines complémentaires. Art. L8224-1
Éléments donnés à titre informatif. Un conseiller fait le point précis sur votre situation.
Nous structurons votre procédure d'embauche
France Entreprise aide à identifier les formalités liées à l'arrivée d'un salarié et à mettre en place une procédure interne adaptée (chronologie, informations à recueillir, documents à conserver, répartition des rôles).
1. Avant l'embauche
Rassembler les informations sur le salarié et le contrat, vérifier le délai de transmission et identifier l'organisme destinataire.
2. Au moment de la déclaration
Contrôler les données avant l'envoi et enregistrer immédiatement la preuve de transmission.
3. À l'arrivée du salarié
Remettre les documents nécessaires et inscrire le salarié au registre unique du personnel.
4. Après l'embauche
Organiser le suivi médical, les affiliations, le dossier du salarié et les échéances liées au contrat.
Des erreurs répétées dans la gestion des embauches peuvent révéler un besoin de structuration ou de montée en compétences (administration du personnel, paie, gestion des contrats). Une action de formation peut alors être envisagée si elle répond à un besoin distinct et effectivement identifié ; elle ne remplace pas la réalisation de la DPAE et fait l'objet d'une démarche séparée.
Votre procédure d'embauche est-elle fiable ?
DPAE avant chaque poste, données vérifiées, accusé de réception conservé, documents remis au salarié, registre unique et suivi médical dans les délais : un conseiller France Entreprise fait le point et structure vos formalités.
Informations relatives à l'accompagnement. La DPAE demeure une formalité accomplie sous la responsabilité de l'employeur, qui veille à l'exactitude des informations transmises et au respect du délai précédant la prise de poste. L'accompagnement repose sur les informations communiquées par l'entreprise et ne dispense pas l'employeur, son mandataire ou son gestionnaire de paie de procéder à la transmission effective de la déclaration. France Entreprise est un service privé d'accompagnement des employeurs, indépendant de l'Urssaf, de la MSA, de l'inspection du travail et des autres organismes publics. Les éventuelles actions de formation sont distinctes de la formalité déclarative ; leur financement dépend de l'éligibilité de l'entreprise, des critères de prise en charge applicables, des budgets disponibles et de la décision de l'organisme financeur concerné.
Textes de référence : articles L. 1221-10 à L. 1221-12-1, R. 1221-1 à R. 1221-9, L. 8221-5 et L. 8224-1 du Code du travail.